Inlezen SWIFT
Het inlezen
van een MT940 bankafschrift bestaat uit de volgende fasen:
·
Vinden
van het MT940 bestand
·
Controles
of de afschriften binnen het MT940bestand kunnen worden verwerkt
·
Het
toewijzen van grootboekrekeningen en factuurnummers aan de bij-en
afmutaties op het bankafschrift
Het vinden van het MT940 bestand
In de
bedrijfsconstanten is met ‘DirSwift’ de directory
gedefinieerd waar de SWIFTbestanden worden neergezet
en daar begint Q-track te zoeken als een MT940
bestand moet worden ingelezen. Standaard staat DirSwift=op
‘C:\Bank’.
Bij menukeuze betalingsverkeer/elektrisch bankieren op de knop ‘SWIFT’ drukt, toont Q-track een
dialoog waarmee je in de computer kunt zoeken naar het SWIFT bestand. De
bestanden in ‘SwiftDir’ zijn direct zichtbaar, maar
met de dialoog kun je ook een bestand in een andere directory kiezen.
Klik het
bestand aan dat verwerkt moet worden. Q-track leest
de samenvatting in van het SWIFT bestand. Eén SWIFT bestand kan meerdere
afschriften bevatten en in dit stadium
leest Q-Track alleen de samenvatting: de datums, de
afschriftnummers en de begin/eindsaldi. Deze gegevens worden getoond in het
tabelletje bovenin het scherm. Als de bank een Swift
levert met het afschriftnummer op nul, (zoals bijvoorbeeld de Rabobank doet)
dan genereert Q-track een boekstuknummer
en maakt het bankafschriftnummer gelijk aan dit boekstuknummer.
Anders is het boekstuknummer/bankafschrijftnummer
gelijk aan het afschriftnummer uit de Swift file.
Controles of de
afschriften binnen het MT940bestand kunnen worden verwerkt
De
afschriften binnen het Swiftbestand met een (nieuwe)
datum die later is dan de laatst verwerkte boeking in dit dagboek, zijn al
verwerkt. Ze moeten niet nogmaals worden verwerkt en krijgen een kruis voor de
rij, om aan te geven dat deze afschriften niet meedoen. Voorzover de
afschriften in het MT940 bestand nog niet zijn verwerkt, controleert Q-track eerst of het vorige saldo volgens het MT940 bestand
gelijk is aan het saldo in de Q-track administratie.
Als Q-track een afwijking ziet, dan komt er een kruis
voor de rij om aan te geven dat deze afschriften niet kunnen worden verwerkt.
De achtergrondkleur wordt rood
Als beide
controles (het afschrift is niet eerder verwerkt en het saldo volgens het MT940
bestand klopt met het saldo in Q-track) goed zijn
doorlopen, dan maakt Q-track de rij zwart: het
afschrift is geselecteerd. Als je op het begin van de rij klikt, dan wordt de
rij weer wit, niet geselecteerd. Deze rij en de daarop volgende rijen, zullen
niet worden verwerkt.
Het toewijzen van
grootboekrekeningen en factuurnummers aan de bij-en afmutaties op het bankafschrift
Klikken op
de knop ‘inlezen’ zorgt ervoor, dat Q-track de bij-
en afmutaties van de geselecteerde afschriften
verwerkt. De afschriften die Q-track in één keer
verwerkt, moeten wel in dezelfde boekingsperiode liggen. Als de afschriftdatums
van de afschriften op meerdere perioden betrekkingen hebben, dan wordt de
verwerking opgesplitst.
De mutaties
op het bankafschrift kunnen betrekking hebben op het resultaat en op
debiteuren/crediteuren. Q-track probeert de
bankmutaties eerst te koppelen aan een kosten/opbrengstenrekening via de resultaatmatch. Als geen resultaatmatch
is gevonden, dan is er de balansmatch,
waarin de bankmutatie gekoppeld wordt aan een inkoop of verkoopfactuur.
Resultaatmatch
Aan de hand
van de ‘naam tegenrekening‘ en de omschrijving van de
bankmutatie probeert Q-track een
grootboekrekening/afdeling te vinden. Daarvoor wordt gezocht naar teksten die
zijn gedefinieerd in de huishouding.
Zie
bijvoorbeeld de volgende instelling:
Q-track
zoekt of de tekst die is gedefinieerd in ‘omschrijving’ vóórkomt in de
omschrijving van de bankmutatie en ook of de tekst die is gedefinieerd in
‘OMS2’ vóórkomt in de omschrijving van de bankmutatie. Het derde waar Q-track naar zoekt is, of de tekst in ‘NAAM’ vóórkomt in de
‘naam tegenrekening’. De Rabobank maakt de naam van
de tegenrekening gelijk aan ‘Creditrente’ en
‘Debetrente’ voor de rente die wordt gestort/afgeschreven. Vandaar dat deze
tekst staat in de kolom ‘NAAM’ en niet in de kolom ‘OMSCHRIJVING’ zoals je
eerder zou verwachten.
Het zoeken
is niet hoofdlettergevoelig. De naam of omschrijving kan langer zijn dan de
tekst die hier is gedefinieerd. Als bijvoorbeeld als NAAM van de tegenrekening ‘albert’ is
gedefinieerd, dan wordt daarmee bijvoorbeeld de naam ‘Firma Albert
Heijn’ gevonden.
Aan de hand
van de resultaten zoekt Q-track de
resultatenrekening/afdeling.
- Eerst op de combinatie
‘OMSCHRIJVING’ + ‘OMS2’ + ‘NAAM’
- Dan op de combinatie
‘OMSCHRIJVING’ + ‘OMS2‘
- Dan op de combinatie
‘OMSCHRIJVING’ + ‘NAAM’
- Dan op alleen ‘OMSCHRIJVING’
- Dan op alleen ‘NAAM’
Met
bovenstaande instelling wordt onder meer bereikt dat
- Pinopnames met naam tegenrekening ‘albert’ en
pasnummer 3 worden geboekt op kostenrekening 4100 (kantinekosten) van
afdeling 1
- Pinopnames met naam tegenrekening ‘esso’ en
pasnummer 4 worden geboekt op kostenrekening 4400 (brandstof) van afdeling
2
- Pinopnames met pasnummer 3 en waarvan de NAAM niet is gevonden,
worden geboekt op kostenrekening 4600 (parkeerrekening) van afdeling 1
- Pinopnames met een ander
pasnummer (bijvoorbeeld pasnummer 5) op grootboekrekening 1000
Nog een
speciale instelling: als in de bedrijfsconsten het
rekeningnummer -1 is gedefinieerd, dan wordt niet geprobeerd op
grootboekrekening ‘-1’ te boeken, maar dan wordt veronderteld
dat het eerste nummer achter de gevonden tekst betrekking heeft op een
grootboekrekening. Met de instellingen in de bovenstaande screendump: als de
tekst ‘gbrek’ in de omschrijving van de bankmutatie
aanwezig is, dan veronderstelt Q-track dat het eerste
nummer dat in de omschrijving van de bankmutatie wordt gevonden, ná de tekst ‘gbrek’ een grootboekrekening is. Als je derhalve een
handbetaling doet en je voegt dit aan de omschrijving toe, dan wordt de
bankmutatie straks automatisch verwerkt.
Als bij een
bankmutatie op deze wijze een grootboekrekening is gevonden, dan krijgt het
bedrag een gele achtergrondkleur.
Balansmatch
Als de
bankmutatie niet als een resultatenboeking is herkend, dan probeert Q-track om een inkoopfactuur of verkoopfactuur te vinden.
- Met het factuurnummer
- Als in de omschrijving van de
bankmutatie een nummer staat dat gelijk is aan de inkoop of
verkoopfactuur, dan beschouwd Q-track de
bankmutatie als ‘gematched’ Vervolgend
controleert Q-track op bedrag.
- Als het openstaande bedrag
minder afwijkt dan de de waarde van
bedrijfsconstante ‘nMT940AmountMargin’, dan wordt het factuurnummer in de
boekingsregel gezet. Een eventueel betalingsverschil (kleiner dan
nMT940AmountMargin) wordt weggeboekt op de
grootboekrekening die in de bedrijfsconstanten is gedefinieerd als gbrBetaalVerschilCred (inkoopfactuur) en gbrBetaalVerschilDeb (bij verkoopfactuur)
- Als het openstaande bedrag
méér afwijkt van bankmutatie dan nMT940AmountMargin, dan het verschil
niet weggeboekt. Het bedrag wordt rood gemaakt.
- Met de naam+bedrag
- Als geen match is gevonden op
factuurnummer, dan wordt gezocht op naam+bedrag: als de naam van de tegenrekening bestaat in het relatiebestand, én van
deze klant/leverancier staat een bedrag open dat overeen komt met de
bankmutatie (met een afwijking kleiner dan nMT940AmountMargin) De naam
die is gevonden, beschouwen we als de naam van de tegenpartij
- Om de bankmutatie aan een
specifiek factuurnummer toe te kunnen wijzen, moeten we zeker weten dat
er geen andere facturen zijn van deze klant en met een bedrag dat binnen
de marge nMT940AmountMargin ligt. Als geen tweede factuur wordt gevonden,
dan beschouwt Q-track de match als gelukt. Het
factuurnummer wordt dan in de boekingsregel gezet, een eventueel
betalingsverschil wordt afgeboekt.
- Op bedrag
- Als geen match is gevonden op
factuurnummer en als geen match is gevonden op naam+bedrag, dan zoekt Q-track op alleen het bedrag. Als een enkele factuur
wordt gevonden die binnen
Als Q-track zowel geen resultaatmatch heeft als geen
balansmatch, dan boekt Q-track de bankmutatie op de
grootboekrekening gbrGlobalSuspense (parkeerrekening)
Verdere verwerking
Nadat de
bankmutaties zijn ingelezen, kunt U alle mutaties nog eens nalopen. Met de
standaard dialoog voor openstaande posten, kunt U de betalingen aan posten
toewijzen voorzover het automatische deel geen goede match heeft kunnen vinden.
De dialoog voor openstaande posten opent U door eerst in de kolom ‘rekeningnr’ het grootboekrekeningnummer voor debiteuren of
crediteuren in te geven en vervolgens in de kolom ‘stuknr’
op de rechtermuisknop te drukken
De tegenboeking, ofwel het boeken van de totaalmutatie op de
bank gebeurt op de grootboekrekening die in de menuoptie stamgegevens --->
dagboek is gedefinieerd voor dit dagboek. Het bedrag wordt NIET bepaald uit het
totaal van de verwerkte detailboekingen. Maar Q-track bepaalt het bedrag